Uso del Whatsapp en Entornos Profesionales

Whatsapp en Entornos Profesionales

Hoy en día, la forma en la que nos comunicamos, ha sufrido una revolución con la inclusión generalizada de las nuevas tecnologías; cabe destacar el uso de los teléfonos móviles que, tras la aparición de los Smartphones, son una herramienta indispensable en nuestro día a día.

Se ha llegado a un punto en el que gran parte de nuestras interacciones sociales se dan por medio de los Smartphones, en concreto, a través de aplicaciones como WhatsApp y voy más allá, estamos viendo como poco a poco se va introduciendo el uso de esta herramienta en el plano profesional.

Y es que las cifras son aplastantes; durante la presentación de los resultados económicos de Facebook del último trimestre se anunció que WhatsApp ya tiene más de 1000 millones de usuarios; es decir, una de cada siete personas en el mundo utilizan la aplicación cada mes para estar en contacto con familiares, amigos y cada vez más con clientes.

Pero no solo por eso, según datos facilitados por Jan Koum, creador de la App, las cifras demuestran que no tiene competencia: los usuarios comparten al día cerca de 42000 millones de mensajes y 1600 millones de fotos, envían 250 millones de videos y, tras siete años, se han creado 1000 millones de grupos.

Me centraré en analizar el uso del WhatsApp como herramienta de comunicación empresarial. Pero, ¿Cuál es el problema? Pues que WhatsApp no está diseñada para un entorno profesional y este uso puede acarrear no solo problemas de confidencialidad sino también problemas legales y de productividad para la empresa.

WhatsApp no está diseñada para entornos profesionales y su uso puede acarrear problemas de confidencialidad y legales (Twittea esto)

Hace unos años, la Autoridad Catalana de Protección de Datos (APDCAT) emitió un dictamen en el que analizaba los riesgos de la utilización de WhatsApp en entornos profesionales. En concreto, en las relaciones entre abogado y cliente. En su informe, este organismo llegaba a la conclusión de que no resulta recomendable la utilización de esta aplicación y de otra similar denominada Spotbros para actividades profesionales, en relación con la seguridad exigida por la Ley de Protección de Datos (LOPD).

¿Cuáles son los peligros de usar Whatsapp en Entornos Profesionales?

  1. La confidencialidad de tus conversaciones no está asegurada.

WhatsApp, a pesar de tener un buen número de líneas dedicadas a la política de privacidad, no puede garantizar la seguridad de la información transmitida; es más ,esconden ciertas “cláusulas de exención de responsabilidad” y “vacíos legales” que pueden ser problemáticos para las empresas y en muchas ocasiones no pueden garantizar que las conversaciones o los archivos compartidos a través de ellas sean confidenciales.

En los términos y condiciones del servicio, se utilizan un lenguaje legal que para la mayoría es engorroso y difícil de entender; además se deja bien claro en el apartado de términos y condiciones que las condiciones pueden ser cambiadas en cualquier momento y que ellos no tienen por qué avisar de estos cambios. Aquí lo que se deja bien claro, es que es el usuario, quién periódicamente debe revisar esta documentación para comprobar si se ha producido algún cambio y en el caso de que así sea actuar como le sea conveniente. . Pero seamos realistas, ¿Hay alguna empresa que se pueda permitir leer periódicamente toda esta documentación? ¿Qué pasa si un día WhatsApp decide orientar su negocio de tal manera que las conversaciones puedan ser indexadas y analizadas con fines comerciales?

Las conversaciones internas en las empresas suelen tener carácter confidencial. Gran parte del negocio depende de estas conversaciones y muchos temas tratados en ellas son lo suficientemente delicados como para que nadie en la empresa quiera verlos expuestos fuera de sus dominios. Pero ya no sólo es este el problema, sabiendo lo duras que son las leyes de protección de datos, imagínate lo peligroso que es tratar con datos de clientes en plataformas que no te aseguren la correcta privacidad y protección de dichos datos.

WhatsApp ha introducido la encriptación de los mensajes, pero, aunque las conversaciones se transmitan de forma segura, quedan almacenadas en el terminal en una base de datos, incluida en la tarjeta de memoria. Esta base de datos, a pesar de estar cifrada, tiene una contraseña que puede ser fácilmente conocida por terceros, de modo que si se tiene acceso a la tarjeta de memoria, se podría acceder a las conversaciones.

Por encima de la encriptación de los mensajes, figura el hecho de que los usuarios de estas aplicaciones facilitan información al prestador de los servicios (WhatsApp o cualquier otra), el cual se convierte en responsable del tratamiento de los datos. Por ello, debería estar sujeto a la normativa española sobre la materia. No obstante, al no tener sede conocida en nuestro país, estas compañías permanecen ajenas al régimen sancionador que establece la LOPD y ejecuta la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). En el caso de WhatsApp, se somete a la jurisdicción californiana.

  1. Algunos de tus datos pasan a ser públicos y pueden generar problemas de seguridad

Con WhatsApp, algunos de los datos manejados a través de la plataforma dejan de ser privados y pasan a ser públicos. Algunos de estos datos son:

  • Imagen de perfil
  • Estatus
  • Información de la última conexión
  • Conexión o no conexión

Como WhatsApp lee automáticamente la agenda del móvil y añade los contactos encontrados en ella al chat, le resultaría fácil conectar con desconocidos y obtener todos estos datos. Datos que podría llegar a vender con propósitos promocionales o que podrían ser utilizados para sustraer información importante del usuario o para suplantación de identidad.

  1. Los datos de tu empresa pueden ser usados con fines comerciales

En el año 2014 Facebook adquirió WhatsApp por unos 22.000 millones de dólares, una cifra impresionante, más si tenemos en cuenta que en año 2016 anunció que WhatsApp pasaría a ser permanentemente gratuito.

Pero como hemos visto en muchas ocasiones, cuando no se vende la App, lo que se vende es el usuario. Con esto no quiero decir que WhatsApp vaya a vender tus conversaciones o tus datos personales pero si que, podría llegar a comercializar con ellos ya que se deja la puerta abierta en su política de privacidad.

Entendemos que estamos dando permiso a WhatsApp para conocer nuestro número de teléfono, pero también estamos aceptando que conozca todos aquellos habidos en nuestra agenda de contacto, para así poder cruzar con su base de datos de usuarios y mostrarte cuáles de tus contactos tienen WhatsApp. Y para ello, según la licencia, tenemos que tener consentimiento expreso de estos. Todos nos saltamos a la torera este punto, por improductivo e imposible, pero en el caso de las empresas es más peligroso si cabe, precisamente por la confidencialidad de los datos de los clientes. 

  1. La utilización de WhatsApp no genera buena imagen de cara a los clientes

WhatsApp está orientado a un uso personal y es por ello que utilizar WhatsApp con clientes, partners o incluso con el equipo puede parecer una falta de profesionalidad o de recursos.

Existen muchas herramientas a través de las cuales podemos establecer comunicaciones de carácter profesional; desde las más básicas, como el e-mail de empresa hasta otras específicas como Invision TribeScale…

  1. La productividad del equipo puede descender

Si gestionamos la comunicación con nuestros clientes a través de una app que está concebida para el uso personal es un problema ya que estamos consiguiendo que nuestros empleados estén pendientes de los móviles durante el horario laboral, con sus consiguientes interrupciones y este sin lugar a dudas mermará la productividad.

Mezclar conversaciones laborales y personales en WhatsApp no sólo hace que en horario laboral nos distraigamos con temas personales sino que también hace que durante nuestro horario de descanso podamos ser molestados con conversaciones profesionales.

Independientemente de lo flexibles que seamos con nuestros horarios de trabajo, a nadie le gusta ser molestado durante sus horas de descanso por otros compañeros que discuten un tema por un grupo de WhatsApp o incluso por un cliente que está acostumbrado a tratar con nosotros a través de esta plataforma.

Por último, y aunque no sea un peligro en sí, WhatsApp no está diseñada para utilizarla en conversaciones de trabajo y por ello puede resultar caótico mantener según qué conversaciones; sobre todo si son con varios participantes y diferentes temas a discutir.

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2 comentarios de “Uso del Whatsapp en Entornos Profesionales

  1. Marta dice:

    Hola, en nuestra empresa de transportes contactamos con transportistas a traves de whatsapp, muchos de ellos habituales pero otros no, yo tengo su número de telefono pero a lo mejor ellos no saben quien soy yo… segun la nueva rgpd deberia pedir el consentimiento para enviarles mensajes? no hacemos grupos.

  2. Julio Zorrilla dice:

    Buenas tardes Marta, deberías tener una ficha de recogida de datos firmada por los trabajadores autónomos y también una confidencialidad, ya que les cedes datos de tus clientes. Saludos.

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