Dentro de unos años, cuando nos pregunten qué hacíamos durante el confinamiento del coronavirus, muchos recordarán aquellos días dedicados a la repostería, a la limpieza y orden de los armarios. Algunos podrán recitar la lista infinita de series y películas de Netflix o HBO y los que tenemos un empleo que nos permite trabajar desde casa, nos acordaremos sin duda del teletrabajo; muchas horas al día, sin una frontera clara de donde comienza y acaba la jornada laboral.

Actualmente, en España no existe una normativa específica sobre el teletrabajo, más allá de las indicaciones recogidas en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, que dice literalmente:

“Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa. El acuerdo por el que se establezca el trabajo a distancia se formalizará por escrito y los trabajadores bajo esta modalidad tendrán los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo”.

Así mismo, existe un Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo de 2002, que aunque no es exigible legalmente, sí que es un documento que en la práctica se tiene en cuenta a la hora de renegociar las políticas de teletrabajo.

Según el INE, durante el año pasado, solo el 4,8% de los trabajadores optó por el teletrabajo, pero el confinamiento ha obligado a ensayar el teletrabajo en masa, y lo que es peor, a toda prisa. Y claro, esto ha sorprendido a muchos, sin establecer un acuerdo entre empresas y trabajadores, en definitiva sin establecer “las reglas del juego”.

Por ello, dicho acuerdo debe contemplar los siguientes puntos:

Condiciones generales en relación a las jornadas de trabajo, el horario y la ubicación.
Procedimientos y métodos de trabajo, sobre todo relacionados con la forma y modo de reportar los resultados.
Condiciones mínimas que ha de reunir el espacio de trabajo y la manera en qué la empresa evaluará los riesgos laborales.
Equipos y complementos que la empresa entregará al trabajador (ordenadores, móvil, etc.).
Asunción de costes derivados de la prestación de servicios (mobiliario, luz, calefacción, Internet, etc.).
Si será obligatorio o no realizar el examen de saludo laboral.
Realización de formación específica del puesto de trabajo.
Voluntariedad por parte del trabajador, condiciones para la reversibilidad y la suspensión del teletrabajo en caso del incumplimiento de las obligaciones acordadas.

Pero ¿qué implicaciones puede tener el teletrabajo en el ámbito de la protección de datos? ¿Es necesario realizar alguna acción adicional por parte del empresario? ¿Cómo se puede garantizar la confidencialidad de la información cuando se teletrabaja?

En primer lugar, tenemos que darnos cuenta que el teletrabajo crea una nueva forma de acceder a los datos de los que son responsables las empresas; el problema reside en que, la mayoría de los trabajadores remotos tendrán que trasladar, por necesidad, los datos (o los dispositivos que pueden acceder a ellos) a sus propios hogares. Esta situación multiplica el riesgo de que se pierdan los datos o la confidencialidad de los mismos.

¿Cómo mitigar los riesgos?

Os resumo algunas medidas relacionadas con la protección de datos que pueden ser de vuestro interés:

La empresa debe activar el teletrabajo con un protocolo definido y comunicado a la plantilla.
Sería recomendable establecer una ‘guía de buenas prácticas’ para el teletrabajo o realizar una formación a la plantilla, especialmente si los empleados utilizaran dispositivos particulares para gestionar datos personales. Entre otras:
- Utilizar wifi privado y no público.
- Tener activados programas antimalware, antivirus y firewall.
- Autenticarse para acceder a los sistemas en remoto, con una contraseña sólida. Los empleados deberán comprometerse a no revelar nunca sus contraseñas a terceros, incluidos los miembros de la familia, ni a almacenarlas en otros dispositivos de propiedad personal.
- No descargar en local ficheros con datos de carácter personal.
- Se prohibirá la copia de documentos o archivos temporales al equipo personal. En caso de copia, debido a trabajos puntuales, estos deberán ser borrados, destruidos o incorporados a carpetas o archivos de la entidad, cumplida la finalidad que motivó su creación.
- Notificar a la empresa cualquier brecha de seguridad que se pueda producir.
- Garantizar los ‘derechos digitales’ que establece la LOPDGDD como el derecho a la intimidad del trabajador, el derecho a la desconexión y la regulación de forma correcta del registro de la jornada laboral si se lleva a cabo de forma remota.